ASSEMBLEE GENERALE STATUTAIRE-Compte-Rendu

Le vendredi 08 Décembre de I'an 2023, à 17 :30 heures,  les adhérents et les sympathisants de l’association SBT17120  ayant répondu présents à la convocation du 28 Novembre 2023 ,  se sont réunis en Assemblée Générale Statutaire dans la salle municipale du premier étage de la Mairie de Boutenac-Touvent-17120.

Jean-Pierre Longueteau, président sortant, a salué l'assemblée et demandé à chacun de remplir la feuille de présence .

Il a rappelé que des masques et du gel hydroalcoolique étaient à disposition de ceux qui le désiraient à l'entrée de la salle.

Avant de passer à l'ordre du jour et aux délibérations, il a été fait état des absents qui se sont faits excuser ou représenter :

- Adhérents : Gérard Destremau , Alain Grasset, Jean-Marie Pierre, Gilbert Rabaud, Béatrice Tardy, Michel Vallée

- Invités : Françoise de Roffignac, Nelly Zentz-Pinet, Monique Baudhuin.

 Monique Graveaud, adhérente, a été désignée , à main levée et à l'unanimité, secrétaire de séance.

 ORDRE DU JOUR :

I   - Approbation du procès-verbal de l’Assemblée Générale Ordinaire Statutaire du 09/12/2022,

II  - Compte-rendu des activités de l’année 2023 (# Rapport moral),

III - Situation des comptes 2023 (# Rapport financier),

IV - Orientations et ressources pour l’année 2024 ,

V  - Cotisations 2024,

VI - Renouvellement et renforcement du bureau,

VII- Questions diverses, discussion et débat.

DELIBERATIONS :

l-Approbation du Procès Verbal de l'Assemblée Générale Statutaire du 09/12/2022 :

Le Procès-verbal proposé à l’issue de la dernière Assemblée Générale est adopté à l'unanimité des présents.

 II- Compte-rendu des activités de l’année 2023 :

Le Président , après avoir rappelé que les activités de l’année avaient été très denses , s’est efforcé , au nom du Bureau, d’en faire un résumé , tout en soulignant qu’un compte-rendu plus détaillé pouvait être mis à disposition des adhérents  sur simple demande .

 > Mise en place du nouveau Bureau

L’habilitation du nouveau trésorier a duré plusieurs mois du fait des exigences/délais de la Banque,

> Organisation, Promotion et Réalisation de la Fête du Patrimoine et des Traditions Populaires

Cette fête fût un succès que ce soit en terme de Défilé-Rallye-Promenade, de pique-nique, d’animations variées ou de dîner-dansant …malgré la chaleur, certains désistements et le volume colossal de travail que cela a représenté.

Un bref résumé est accessible par le lien https://drive.google.com/drive/folders/1JVmnyt9BUkoJX4s4buW8OXwwK97K98ka?usp=sharing

> Création d’éléments de communication électroniques ( en complément des panneaux éphémères de l’O.C.T.) par la mise en place d’un Blog : www.sbt17120.fr et d’une page Facebook :  SBT 17120

> Continuation -sans succès pour l’instant - de la recherche d’un lieu d’implantation d’ une Maison du Patrimoine ,

> Visites de Musées , d’Expositions ou d’établissements de même nature ,

> Participation à de très nombreux événements de forme active , comme visiteurs ou encore comme invités ..

> Rencontres avec de nombreux collectionneurs ( particuliers ou associés) et début d’approximation avec la F.F.V.E.(Fédération Française des Véhicules d’Epoque) ,

> Recherche d’éventuelles complémentarités et/ou synergies auprès des diverses associations et comités du territoire  …

> Demande de rescrit fiscal 

> Chasse aux aides et subvention : un « sport » de plus en plus compliqué !

> Premiers contacts et tests avec quelques bardes saintongeais ,

> La réalisation d’un certain nombre d’autres actions liées à notre patrimoine matériel et immatériel  n’a pas été possible du fait de notre charge de travail ou… d’intérêts contraires… !

> Par contre, le matériel nécessaire au service d’accompagnement informatique et administratif des personnes a été rassemblé , formaté ,testé et installé.

 À l’issue du compte-rendu , l’assemblée a donné , à l’unanimité , quitus au Bureau, ,  jugeant que les activités rapportées étaient conformes à l’objet social et aux souhaits exprimés lors de la dernière Assemblée Générale Ordinaire…

III - Situation des comptes 2023 :

> Avant-propos :

Avant de présenter la synthèse des comptes de l’année, le Président a tenu ,au nom du bureau , à faire un certain nombre d’observations préalables .

En effet , le budget de l’association a été ,jusqu’à maintenant, essentiellement , consacré à l’organisation de la Fête du Patrimoine.

Il se divise , grossièrement, en deux :

- les frais de bouche , d’une part, et 

- les frais de publi-promotion, d’audio-visuels, d’animation, d’images , d’assurances, de petits matériels et de consommables de bureau ou de  locations, d’autre part.

Si la première partie peut être financée par les souscriptions ou les ventes de consommations , les cotisations , inscriptions , subventions des collectivités territoriales et les aides des sponsors-privés ne parviennent pas à couvrir entièrement l’autre moitié .

De ce fait, l’association a dû faire appel en 2022 comme en 2023 à la générosité de mécènes « bouche-trous » pour compenser ce qui nous manquait .

Nos comptes sont , donc , équilibrés grâce à leur appoint …et , partiellement, pour cette année, du fait de notre participation à la relance de la Frairie de Boutenac-Touvent !

 Cette situation est inquiétante d’autant que les aides privées comme les subventions publiques ont tendance à diminuer et que , parallèlement , nous ne sommes pas encore parvenus à être reconnus « d’utilité publique » par l’administration ce qui nous permettrait de défiscaliser certains dons privés .

Malgré ces difficultés , la plupart des correspondants  que nous avons consultés , nous encouragent à ne pas nous « arrêter » en un si bon chemin considérant ,positivement , la notoriété et l’impact que nous avons obtenus au sein du Territoire de l’estuaire non-balnéaire et son arrière-pays grâce à la qualité de notre Fête du Patrimoine et des Traditions .

Sur ces bases , les propositions du bureau pour le futur devront donc conjuguer continuité et nouvelles ressources.

> Synthèse des comptes au 30-11-2023 :

Le compte d’exploitation fait ressortir un résultat positif de € 194,34 pour un budget de l’ordre de € 9.000,00 , aide logistique tiers incluse.

Le compte courant s’élève à € 267,23 dont € 233,23  à la  banque et € 34,00 en caisse.

À l’issue de la présentation de cette synthèse financière , le Président a indiqué que les documents comptables pouvaient être consultés par les adhérents  sur simple demande .

 L’assemblée a ensuite donné , à l’unanimité , quitus au Bureau,  pour sa gestion au mieux des intérêts de l’association …

IV - Orientations , ressources et actions pour l’année 2024 ,

Fort des commentaires antérieurs , le Bureau a proposé un certain nombre

d’orientations et de ressources pour 2024 suivies d’un plan d’action  :

 1 - Orientations et ressources :

> Continuer le développement et la promotion du projet SBT 17120 :

- en mettant en lumière  le Territoire de l’estuaire non-balnéaire et son arrière-pays et , plus particulièrement son patrimoine, ses coutumes et son savoir-faire régional ,

- en stimulant la création d’une « Maison du Patrimoine » physique et/ou scénographique,

- en pratiquant et encourageant le «  vivre ensemble » et l’ « intergénérationnel »,

  - en développant des services à la personne chaque fois que  c’est nécessaire et/ou possible,

- en s’efforçant d’être un trait d’union entre le passé, le présent et l’avenir.

 >  Renforcer les Ressources Humaines

- en recrutant , coopérant ou , éventuellement, mutualisant certaines ressources avec d’autres organisations de même objet, 

- en recourant , quand c’est financièrement possible, à la sous-traitance ,

  > Renforcer les Ressources Financières 

- en économisant ou supprimant certains postes de dépenses ,

- en continuant à solliciter  des aides, soutiens et subventions ,

- en développant des activités rémunératrices complémentaires en relation avec l’objet social de l’association…

- tout en limitant l’évolution des cotisations , inscriptions et participations aux différents événements afin de ne pas pénaliser ou décourager adhérents et sympathisants.

 2 - Actions :

Un programme d’activités a été défini sur la base des orientations antérieures et des propos recueillis lors du débriefing et des nombreuses consultations que le Bureau a réalisé.

> Activités à maintenir :

- La Fête du Patrimoine et des Traditions Populaires  .La date envisagée est le samedi 14 Septembre 2024 et un  Groupe de travail se réunira en Janvier . Un  premier projet d’itinéraire sera mis à sa disposition ,

- Poursuite de la recherche de solutions visant à la mise en place d’une « Maison du Patrimoine », physique ou scénographique ,

- Participation aux différents événements et fêtes du Territoire de forme active et/ou solidaire ,

- Accompagnement aux personnes de forme individuelle  ou collective,

- Création ,si possible, d’un site internet ( conjuguant les avantages du blog et du réseau social)

> Nouvelles activités :

- Présentation d’un spectacle en patois charentais « francisé »,

- Réalisation d’expositions couplées avec d’autres évènements ,

- Collaboration avec d’autres organisateurs d’événements régionaux ,

- Organisation de visites-excursions culturelles de Musées ou Eco-Musées ,

D’autres activités possibles sont en cours d’évaluation  mais le nombre de bénévoles reste l’un des grands facteurs limitants !

À l’issue de la présentation de l’ensemble de ces propositions en terme d’objectifs , d’actions et de ressources pour 2024 , l’assemblée a donné pouvoir au Bureau ,à l’unanimité, afin qu’il les mette en œuvre au mieux des intérêts de l’association …

V  - Cotisations 2024,

Le Bureau a recommandé que la valeur de la cotisation soit maintenue à un niveau modeste et accessible à tous et sollicité une mobilisation générale en faveur du recrutement.

L’assemblée a adopté cette idée à l’unanimité .

Les cotisations pour 2024 resteront donc à leur niveau historique de :

- € 10,00 /an pour les membres actifs ,

- € 50,00 /an pour les membres bienfaiteurs .

 VI - Renouvellement et renforcement du Bureau

Le Président a rappeléque les membres du bureau sont élus pour un an , renouvelable et que les statuts recommandent que le bureau soit composé de trois à six personnes sans que ce soit limitatif !

En 2023 ,un Bureau de trois membres s’est montré largement insuffisant d’autant que le nombre de bénévoles est ,également ,très faible.

Suite à l’insistance du Président sur la nécessité de renforcer le bureau  , deux candidats se sont proposés .

Le nouveau bureau, élu à l’unanimité, est , provisoirement , composé comme suit : 

                               + Jean-Pierre Longueteau-Président

                               + Elisabeth Joubert-Rocheteau-Secrétaire

                               + Michel Grenon-Trésorier

                               + Cathy Kébert : membre

                               + Bertrand Pouvreau : membre

La prochaine réunion de Bureau confirmera la répartition des fonctions selon les disponibilités de chacun.

 VII - Questions diverses, discussion et débat

L’essentiel des questions ayant été traité au cours de la soirée et l’ordre du jour étant épuisé, Ie Président a clôturé la réunion vers 19 :00 heures et convié l'assistance à partager la désormais traditionnelle « caïpirinha » avant de lui suggérer de traverser le carrefour pour assister à une démonstration de judo dans le cadre des activités Téléthon .

 Pour procès-verbal conforme aux débats.

 Fait à Boutenac-Touvent ,le 09 décembre 2023

 Le Président ,                                                              La Secrétaire de séance,

Jean-Pierre Longueteau                                               Monique Graveaud